Wiederkehrende Termine planst du einfach: täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich.

Vorteile

• Zeitersparnis: Viele Folgetermine legst du in einem Rutsch an.
• Klare Planung: Der Kalender bleibt verlässlich, inklusive Pufferzeiten.
• Flexibel bleiben: Du passt einzelne Termine oder ganze Serien an.
• Gute Kommunikation: Die Serie wird per E-Mail bestätigt, Erinnerungen kommen pro Termin.

Serientermin anlegen

1. Termin öffnen: Öffne im Kalender „Neuer Termin“ oder tippe auf einen freien Kalenderslot.
2. Details festlegen: Wähle Kund:in, Terminarten bzw. Behandlungen und die Dauer. Optional gibst du einen Puffer nach dem Termin in Minuten an.
3. Serientermin aktivieren: Schalte „Serientermin erstellen“ ein.
4. Rhythmus einstellen: Wähle bei „Wiederholung alle“ eine Zahl und einen Zeitraum: Tage, Wochen, Monate oder Jahre.
5. Ende der Serie wählen: Wähle „Endet am“ mit einem Datum oder „Endet nach“ mit einer Anzahl an Terminen.
6. Benachrichtigungen wählen (optional): Die Bestätigung per E-Mail ist eine übersichtliche Sammel-Mail mit allen Terminen inklusive Kalenderdateien. Erinnerungen kommen vor jedem Termin per E-Mail oder, wenn erlaubt und aktiviert, per SMS.
7. Speichern: Die Serie wird erzeugt und im Kalender angezeigt. Vor dem Speichern siehst du eine Vorschau der Serie.

Wichtig

• Eine Serie braucht ein Ende: ein Datum oder eine Anzahl.
• „Weitere Termine hinzufügen“ und „Serientermin“ lassen sich nicht kombinieren. Trägst du mehrere Einzeltermine ein, ist die Serie deaktiviert.
• Pufferzeiten werden pro Termin berücksichtigt und blockieren die Gesamtzeit aus Dauer und Puffer.

Serientermine bearbeiten

Öffne einen Termin aus der Serie und nimm Änderungen vor, zum Beispiel an Uhrzeit, Terminarten oder Puffer. Beim Speichern erscheint eine Auswahl:

• Nur diesen Termin: Ändert nur dieses Vorkommen. Der Termin wird aus der Serie gelöst und zählt fortan als einzelner Termin.
• Diesen und alle folgenden: Passt die Serie ab diesem Termin an. Wechselst du auf einen anderen Tag, wird die Serie ab hier mit dem neuen Wochentag neu berechnet.
• Alle Termine: Aktualisiert die gesamte Serie, zum Beispiel mit der gleichen Zeitverschiebung für alle. Bereits einzeln geänderte Termine bleiben unberührt.

In der App siehst du einen Hinweis, was „Nur dieser“, „Diesen und alle folgenden“ und „Alle“ genau bewirken, wenn sich das Datum ändert. Bereits abgetrennte Termine werden bei „Alle“ und „Diesen und alle folgenden“ bewusst nicht mitverändert, damit deine individuellen Anpassungen erhalten bleiben.

Auf Wunsch kannst du bei Änderungen eine Serien-E-Mail verschicken, die alle betroffenen Termine auflistet.

Serientermine löschen oder absagen

Öffne den Termin und wähle „Termin absagen“.

• Nur diesen Termin: Sagt nur dieses Vorkommen ab oder entfernt es.
• Alle Termine: Sagt die gesamte Serie ab oder entfernt sie. Bereits abgetrennte Termine bleiben bestehen.

Absagen markiert Termine als storniert, zur Dokumentation. Vollständig entfernen löscht die Termine aus dem Kalender. Auf Wunsch kannst du eine Sammel-E-Mail an deine Kund:innen senden, die alle betroffenen Termine auflistet.

Benachrichtigungen

• Bestätigung der Terminserie: Eine E-Mail mit allen Terminen der Serie, inklusive .ics-Kalenderdateien, kann direkt nach dem Anlegen gesendet werden.
• Erinnerungen: Vor jedem einzelnen Termin per E-Mail oder SMS. SMS werden nur versendet, wenn das Feature aktiv ist, die Kund:in zugestimmt hat und das Szenario passt.
• Datenschutz: E-Mails und SMS gehen nur raus, wenn die Kund:innen zugestimmt haben.

Besonderheit bei Serien: Die sofortige Bestätigung erfolgt per E-Mail, nicht per SMS. Geplante Erinnerungen werden pro Termin verschickt, je nach Freigaben und Paket per E-Mail oder SMS.

Regeln

• Eine Serie braucht ein Ende: ein Datum oder eine Anzahl.
• Eine Serie umfasst maximal 100 Termine.
• Das Enddatum darf nicht in der Vergangenheit liegen und sollte nicht zu weit in der Zukunft liegen.
• Termine inklusive Puffer sollten nicht über den Kalendertag hinausreichen.
• Serie und zusätzliche Einzeltermine lassen sich nicht kombinieren.

Praxisbeispiele

• Physiotherapie: 10 Behandlungen, jede Woche am Mittwoch um 14 Uhr, mit 10 Minuten Puffer.
• Kurse: 8 Einheiten, zweimal pro Woche, ab einem Startdatum. Wechselt der Wochentag, nutzt du „Diesen und alle folgenden“.
• Mobile Services: Regelmäßige Hausbesuche, der Puffer hilft bei der Fahrtzeit.

Hinweis zu älteren Serienterminen

Termine, die mit der älteren Serienlogik erstellt wurden, kannst du weiterhin sehen. Das Datum kann bei alten Serien in der Bearbeitung gesperrt sein; die App zeigt dazu einen Hinweis. Beim Löschen alter Serien kann die ganze Serie entfernt werden. Tipp: Lege Serientermine künftig neu an, damit du alle neuen Funktionen nutzen kannst.

Häufige Fragen

Wie viele Termine kann eine Serie haben?

Bis zu 100.

Braucht jede Serie ein Ende?

Ja, entweder ein Enddatum oder eine Anzahl.

Bekommen Kund:innen eine Bestätigung?

Auf Wunsch eine Serien-E-Mail mit allen Terminen. Erinnerungen folgen vor jedem Termin.

Kann ich einen einzelnen Termin ändern?

Ja, mit „Nur diesen Termin“. Er wird aus der Serie gelöst.

Kann ich ab einem Termin den Wochentag wechseln?

Ja, mit „Diesen und alle folgenden“. Die Serie wird ab hier neu berechnet.

Werden Pufferzeiten berücksichtigt?

Ja, bei jeder Wiederholung.