Montags arbeitet Anna nur vormittags, Ben übernimmt jede zweite Woche die Spätschicht, und am Mittwoch ist das halbe Team auf Fortbildung. Je größer deine Praxis oder dein Betrieb wird, desto mehr Ausnahmen gibt es – und desto weniger passt ein starrer Wochenplan.

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Deine Grundeinstellungen im Kalender bleiben wie gewohnt: Öffnungszeiten, Arbeitszeiten und buchbare Zeiten legst du weiterhin in den Kalendereinstellungen fest. Manche Betriebe brauchen allerdings eine individuellere Planung. Genau dafür gibt es ab sofort den Dienstplaner. Im neuen Planer planst du jeden einzelnen Tag – für dich und für jede Person in deinem Team. Kalender und Online-Terminbuchung übernehmen deine Planung automatisch.

Grundeinstellungen bleiben, Ausnahmen werden einfach

Der Planer arbeitet mit zwei Arten von Zeiten:

• Regeln für jede Woche: Das sind deine Grundeinstellungen – Öffnungszeiten, Arbeitszeiten, buchbare Zeiten, Pausen, Urlaub und Feiertage. Du bearbeitest sie wie gewohnt in den Kalendereinstellungen oder im Planer oben rechts unter „Regeln“. Beides ist dasselbe, Änderungen siehst du sofort an beiden Stellen.
• Änderungen an einzelnen Tagen: Alles, was du direkt im Planer an einem Tag einträgst, geht vor. Es ersetzt an diesem Tag die Regel desselben Typs – alle anderen Tage bleiben, wie sie sind. Löschst du die Änderung wieder, gilt an diesem Tag wieder die Regel.

So bleibt dein Wochenplan schlank, und trotzdem passt jeder Tag genau zu deinem Betrieb.

So planst du einzelne Tage

• Eintrag anlegen: Klicke auf eine freie Stelle oder ziehe mit gedrückter Maustaste einen Zeitraum auf. Alternativ wählst du „Hinzufügen“. Danach entscheidest du, was du eintragen möchtest: Öffnungszeit, Arbeitszeit, buchbare Zeit, Pause, Urlaub oder Abwesenheit.
• Für wen? Wähle die Personen, für die der Eintrag gilt. So planst du zum Beispiel ein Team-Meeting für mehrere Personen auf einmal.
• Mehrere Zeiträume an einem Tag: Trage zum Beispiel 9–13 und 15–18 Uhr ein. Einträge desselben Typs an einem Tag ergänzen sich.
• Vorschau vor dem Speichern: Während du planst, zeigt dir der Planer den Tag so, wie er nach dem Speichern aussieht. Die Vorschau „Vorher“ und „Nachher“ zeigt dir, wie sich deine Änderung auf die buchbaren Zeiten auswirkt.
• Wiederholen: Ein Eintrag kann sich alle paar Tage, Wochen, Monate oder Jahre wiederholen – ohne Ende, bis zu einem Datum oder für eine bestimmte Anzahl. So planst du zum Beispiel eine Woche A und eine Woche B im Wechsel.
• Bearbeiten und löschen: Ein Klick auf einen Eintrag zeigt dir die Details. Bei Wiederholungen entscheidest du, ob du nur diesen Tag, diesen und alle folgenden Tage oder alle Tage änderst.
• Notiz: Halte fest, worum es geht, zum Beispiel „Team-Meeting“. Die Notiz ist nur intern sichtbar.

Immer im Blick, was online buchbar ist

• Vier Ansichten: Wähle zwischen Zeitleiste, Woche, 3 Tagen und Tag. In der Zeitleiste hat jede Person eine eigene Zeile, in den anderen Ansichten eine eigene Spalte.
• Ebenen ein- und ausblenden: Über „Ebenen“ zeigst du Arbeitszeiten, buchbare Zeiten, Pausen und Termine an oder blendest sie aus. Nutzt du die Online-Terminbuchung, zeigt dir die Ebene „Ergebnis für die Buchung“ genau die Zeiten, zu denen deine Kundinnen und Kunden online buchen können.
• Klare Hinweise: Wirkt sich ein Eintrag nicht auf die Buchung aus, weil eine andere Einstellung Vorrang hat, sagt dir der Planer das direkt.
• Kalender und Online-Buchung planen mit: Der Kalender zeigt die Arbeitszeiten, Pausen, Urlaube und Abwesenheiten jeder Person – auch die Änderungen einzelner Tage. Die Online-Terminbuchung bietet nur Zeiten an, die laut Planer buchbar sind.
• Anleitung inklusive: Unter der Ansicht findest du die Legende und die „Anleitung“ mit Beispielen zu allen Einträgen.

Der Dienstplan: zwei Wochen auf einen Blick

Unter dem Planer findest du den Dienstplan. Er zeigt dir für zwei Wochen ein Kästchen pro Person und Tag – mit Arbeitszeiten, Urlaub, Abwesenheiten und Feiertagen. Auf einen Blick siehst du, ob jemand zu den Öffnungszeiten arbeitet, davon abweicht oder keinen Dienst hat.

• Kopieren statt neu eintippen: Wähle „Kopieren“ und tippe einen Tag, eine Woche oder ein einzelnes Feld an. Tippe dann die Tage oder Wochen an, die genauso aussehen sollen, und wähle „Übernehmen“. Mit „Rückgängig“ machst du das Kopieren wieder ungeschehen. Urlaub und Abwesenheiten werden nicht kopiert.
• Drucken: Erstelle deinen Dienstplan als PDF für bis zu drei Monate – als Tabelle mit einem Tag pro Zeile oder als kompakte Wochenübersicht wie in der App. Du wählst selbst, ob Arbeitszeiten, Pausen und buchbare Zeiten darin stehen.