Verfahrensdokumentation (GoBD)

Einführung

Die Softwarelösung "terminpanda" der Hoch und Zervudakis GbR erstellt steuerlich und handelsrechtlich relevante Dokumente, Belege und Daten und archiviert diese.
Die gesamten Datenbestände können über die mit Terminpanda vertraglich vereinbarte Aufbewahrungsdauer, mindestens jedoch für einen Zeitraum, der durch den Gesetzgeber für die Aufbewahrung steuer- und handelsrechtlich relevanter Unterlagen vorgesehen ist, online recherchiert und heruntergeladen werden.
Die Software besteht u.a. aus folgenden Anwendungsteilen:

Finanzbereich
Kundenkartei

Bedienungsanweisungen zur Nutzung der App

Zur Bedienung der App kann der Nutzer in verschiedenen Komponenten auf das "Hilfe-Symbol" klicken. Dieses Symbol ruft eine Bedienungsanweisung an, die den Nutzer darüber informiert, wie er den gerade geöffneten Funktionsbereich verwenden kann. Die Hilfestellung ist erst nach einem Login verfügbar. Weitere Hilfestellungen kann mittels Support jederzeit angefragt werden.

Einbindung von Drittanbietern

Sämtliche in der App gespeicherte Daten liegen auf deutschen Servern. Eine Liste von Drittanbietern kann in der Datenschutzerklärung eingesehen werden.

Technische Hintergrundinformationen

Terminpanda nutzt im Frontend React und JavaScript. Im Backend wird die App mit dem Framework Express verwendet, auf Basis von nodejs. Die Daten werden in einer dokumentenbasierten Datenbank gespeichert, namentlich MongoDB. Das System wird auf einem deutschen Server unter Verwendung von Debian/Nginx betrieben.

Archivierungsverfahren

In diesem Abschnitt werden die Übertragung, Recherche und Sicherstellung der Unveränderbarkeit der Datenbestände sowie Zugriffsschutzmechanismen und das Gesamtverfahren beschrieben.

Digitales Belegarchiv

Terminpanda bietet unter "Finanzen" die Möglichkeit, ein digitales Belegarchiv zu erstellen. Ausgangs- und Eingangsrechnungen können hochgeladen. Ausgangsrechnungen können in der App erzeugt werden.

Während des Uploads oder der Erzeugung wird die Datenbank mit folgenden Daten befüllt.

Eingangsrechnungen

Name	Typ	Beschreibung	Verschlüsselt	Beispiel	korrigierbar
date	Date	Datum der Eingangsrechnung	nein	03.10.2022	ja
type	String	Rechnungstyp	nein	Eingangsrechnung	ja
description	String	Beschreibung der Rechnung	ja	Materialeinkauf	ja
issuer	String	Aussteller der Rechnung	ja	METRO	ja
netto	String	Nettobetrag	ja	100	ja
brutto	String	Bruttobetrag	ja	119	ja
tax	String	Steuersatz	ja	19	ja
file	String	UUID	nein	c4125c04-d98c-45e5-9619-6055531cecb0.jpg	ja
file_type	String	MIME Type	nein	application/jpeg	ja

Es werden keine Daten automatisch aus hochgeladenen Rechnungen ausgelesen. Die eingegebenen Daten können durch den Nutzer korrigiert und gespeichert werden.

Ausgangsrechnungen

Kategorie	Name	Typ	Beschreibung	Beispiel	verschlüsselt	korrigierbar
Empfänger	salutation	String	Anrede	Herr	ja	nein
	firstname	String	Vorname	Max	ja	nein
	lastname	String	Nachname	Mustermann	ja	nein
	postal	String	Postleitzahl	10115	ja	nein
	city	String	Stadt	Berlin	ja	nein
	street	String	Straße	Musterstraße	ja	nein
	mail	String	Mail Adresse	max@mustermann.de	ja	nein
	customer_number	String	Kundennummer	23	ja	nein
Anbieter	salutation	String	Anrede	Frau	ja	nein
	firstname	String	Vorname	Erika	ja	nein
	lastname	String	Nachname	Musterfrau	ja	nein
	postal	String	Postleitzahl	10115	ja	nein
	city	String	Stadt	Berlin	ja	nein
	street	String	Straße	Musterstraße 10	ja	nein
	tax_number	String	Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer	DE123456789	ja	nein
	iban	String	IBAN Adresse	DE02120300000000202051	ja	nein
	bic	String	BIC	BYLADEM1001	ja	nein
	account_holder	String	Kontoinhaber	Erika Musterfrau	ja	nein
Elemente	description	String	Beschreibung des jeweiligen Rechnungselements	Fusspflege	ja	nein
	factor	String	Faktor des Rechnungselements	2	ja	nein
	sum	String	Summe des Rechnungselements	40	ja	nein
Annulierung	annules	Object	Verweis auf Stornorechnung			nein
	is_annuled	boolean	Status der Stornierung (ja/nein)	true		nein
	date	date	Datum der Stornierung	04.10.2022		nein
Allgemein	date	date	Datum der Rechnung	03.10.2022		nein
	payment_method	String	Zahlungsmethode	bar		nein
	payment_date	date	Zahlungsdatum	03.10.2022		nein
	type	String	Quittung oder Rechnung	Quittung		nein
	invoice_number	String	Rechnungsnummer	27	ja	nein
	fixed	boolean	Festschreibung	true		nein
	turnover_tax	boolean	Umsatzsteuer (ja/nein)	false		nein
	sum	String	Rechnungssumme	40	ja	nein
	event_id	Object	Verweis auf verknüpften Termin			nein
	hash	String	Hashwert als SHA-256	ba7816bf8f01cfea414140de5dae2223b00361a396177a9cb410ff61f20015ad		nein

Datenformate

Terminpanda erlaubt es die folgenden Dateiformate beim Hochladen von Belegen zu verwenden:

PDF
DOCX
JPEG
PNG
WEBP

Übertragungsmöglichkeiten

E-Mail

Terminpanda bietet die Möglichkeit, Ausgangsrechnungen per E-Mail an den Rechnungsempfänger zu versenden.

Manuell in der App

Der Nutzer kann von seinem Endgerät Dokumente auswählen und per verschlüsselter TLS-Verbindung hochladen. Ebenfalls können Dokumente aus der App per verschlüsselter TLS-Verbindung heruntergeladen werden. Der Download von Ausgangsrechnungen ist im PDF Format möglich. Eingangsrechnungen werden im originären Format bereitgestellt. Zusätzlich ist ein Export im DATEV und CSV Format möglich.

Anmeldung

Der Zugriff auf Terminpanda wird per SSL/TLS-Verschlüsselung gesichert. Die Anmeldung erfolgt über E-Mail-Adresse und Passwort. Ein vergessenes Passwort kann über die "Passwort vergessen"-Funktion wiederhergestellt werden.

Unveränderbarkeit

Die erzeugten Ausgangsrechnungen werden unmittelbar festgeschrieben und sind unveränderbar. Die Rechnungen werden entsprechend der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen auf einer von der Webanwendung unabhängigen Datenbank archiviert. Diese wird täglich gesichert.

Eine erzeugte Rechnung kann storniert werden. Dies verändert jedoch nicht die ursprüngliche Rechnung, sondern erzeugt eine zusätzliche Stornorechnung mit Referenz auf die Ursprungsrechnung.

Der Zugriff auf eine Datei ist nur für den Nutzer verfügbar, der diese Datei erzeugt hat. Dies wird anhand einer eindeutigen ID, die sowohl der Datei als auch dem Nutzer unveränderbar zugewiesen ist, geprüft.

IT-Sicherheit

Alle in Terminpanda eingegebenen Daten sind über AES-256 in der Datenbank verschlüsselt.

Der Server erhält einen täglichen Snapshot, um Datenverlust vorzubeugen.

Der Datenbankserver erhält ein tägliches Backup.

App- und Datenbankserver liegen verteilt, deutscher Standort, um zusätzliche Datensicherheit zu gewähren.

Der Datenschutz ist DSGVO konform umgesetzt.

Steuerrechtlich relevante Daten werden auch im Falle einer Kündigung von Terminpanda für den gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum aufbewahrt.

Unterstützung des Datenzugriffs der Finanzbehöreden im Prüfungsfall

Nutzer von Terminpanda können einen Prüfungsmodus aktivieren. In diesem Modus können jegliche Daten nur gelesen, nicht aber geschrieben, verändert oder entfernt werden. Sämtliche Datenbestände bleiben dauerhaft im operativen System verfügbar. Der Zugriff nach Z1/Z2 ist damit gewährleistet.

Der Zugriff nach Z3 kann durch den Nutzer mittels Export-Funktion selbst bereitgestellt werden. Eine Unterstützung des Prozesses kann beim Support angefragt werden und findet innerhalb von 10 Werktagen statt. Die Bereitstellung erfolgt in folgenden Export-Formaten.

1. CSV
Vorname (Rechnungsersteller),Nachname (Rechnungsersteller),Anschrift (Rechnungsersteller),Steuernummer (Rechnungsersteller),Vorname (Rechnungsempfänger),Nachname (Rechnungsempfänger),Anschrift (Rechnungsempfänger),Rechnungsnummer,Rechnungsdatum,Rechnungsbetrag,Rechnungsbestandteile

Migrationskonzept

Bei Beendigung des Vertragsverhältnisses und wenn die gesetzlichen Vorgaben keine sonstigen Fristen vorsehen, werden die Daten in Terminpanda mit Ablauf einer zehnjährigen Frist gelöscht.

Eine Migration in ein Fremdsystem kann über den DATEV-Export gewährleistet werden.

Ansprechpartner

Terminpanda wird von der Hoch & Zervudakis GbR entwickel und betrieben. Der Umfang der Software und des Supports sind in den AGB dargelegt.